Získejte nejaktuálnější
informace a zkušenosti
s předstihem
Nová pravidla pro uchovávání a práci s osobními údaji, známá pod zkratkou GDPR, jsou zmiňována a rozebírána v řadě článků. Jak to ale bude fungovat v běžné praxi výboru a členů SVJ? Okolobytu.cz se společně s právníkem Janem Eisenreichem zaměřilo na některé typické situace.
Nařízení především přináší celou řadu práv fyzickým osobám, jejichž osobní údaje jsou sbírány a uchovávány. SVJ zde stojí na protější straně jako subjekt, který osobní údaje zpracovává.
U SVJ je velmi dobré to, že pro spoustu údajů, které dnes běžně zpracovávají, mají zákonnou licenci. Čili přímo NOZ jim ukládá povinnost vést seznam členů. Na zpracování těchto údajů nemusí mít žádný souhlas, je to naopak jejich zákonná povinnost.
Zde platí předpoklad, pokud někdo nový koupí v SVJ byt, automaticky je dovozeno, že přistupuje na schválená pravidla v rámci stanov, případně zápisů ze shromáždění a tedy i s odsouhlaseným rozsahem zpracovávání svých osobních údajů.
Jak jsem se již zmínil, na základní údaje má SVJ zákonnou licenci. Dále může zpracovávat i některé jiné údaje, které jsou nezbytné pro práci výboru SVJ. Týkající se účtů, platební morálky, rozúčtování, plných mocí, kde jsou navíc uváděny osobní údaje někoho jiného. V těchto případech není nutné mít k těmto údajů zvláště vyslovený souhlas.
Vlastník bytu má povinnost oznámit počet osob, které budou mít v bytě domácnost, stejně tak informovat o změnách těchto počtů. Dále je potřeba se podívat do stanov, které v rámci zvláštních kapitol velmi často upravují právě rozsah informací pro seznamy členů. Pokud rozsah poskytovaných údajů je ve stanovách konkrétně definován (jméno, adresa, telefonní číslo, bankovní spojení…), domnívám se, že už tím, že vlastníci, kteří stanovy odhlasovali a je o tom v rámci usnesení ze shromáždění vystaven řádný zápis, s tím vyslovili souhlas. Tam už není nic dalšího potřeba znovu potvrzovat.
To není potřeba. Nařízení neupravuje fyzické nakládání se šanony a dokumenty, ale spíše nakládání s informacemi, které jsou v nich obsažené. Pokud jde ale o druhou věc, tedy osoby, které mají k údajům přístup, tak jejich počet a určení by mělo být vymezeno v interním předpisu pro nakládání s osobními údaji, což je nový dokument, který by měly SVJ podle nařízení vydat.
Ani internetovou komunikaci GDPR samostatně neřeší, a i zde platí obecná pravidla pro nakládání s osobními údaji, jak jsem o nich již hovořil. Ideální ale je, aby členové výboru komunikovali z jednoho e-mailu, popřípadě z oficiálních e-mailů SVJ a ne ze svých soukromých e-mailů. Poté nebudou mít přehled, na jakých všech e-mailech osobní údaje schraňují.
To je jedna z důležitých oblastí. SVJ, která mají kamerový systém, budou zřejmě pro splnění podmínek GDPR potřebovat nové souhlasy s jeho provozováním, které by měly být konkrétně formulované. Tedy nikoliv pouze souhlas s provozem, ale musí zde být specifikováno, jaké prostory jsou zabírány, jak jsou záznamy ukládány, kdo k nim má přístup a podobně. Pozor, udělení souhlasů musí být SVJ schopno kdykoliv doložit.
Ze zákona to není nutné a u SVJ pro to není ani zásadní důvod. Na druhou stranu, pokud by na tom některé SVJ trvalo, mohou tuto funkci zřídit, případně si někoho najmout. Stále s otazníkem ale zůstává náplň jeho práce, za kterou by jistě pobíral odměnu. Zpracování osobních údajů probíhá stále podle stejných šablon. Pověřenec nepřebírá ani odpovědnost, takže ani to není důvod, proč by si jej měla SVJ najímat. Pověřenec je nutný tam, kde to přímo nařízení vyžaduje, případně tam, kde je pro velký objem osobních údajů a měnící se situace potřeba posuzování relevantnosti. To jsou například velké společnosti typu Facebook nebo Google. SVJ mohou pro jednorázové konzultace využít právní servis nebo se obrátit na svého správce a jeho právní oddělení.
Ano. A ze strany výboru SVJ je povinnost mu vyhovět.
Bude záležet na tom, v jakém vztahu k SVJ zůstáváte. Nedlužíte? Máte vše vypořádáno? Pokud je vše v pořádku, můžete o vymazání svých osobních údajů požádat. V praxi to však bude znamenat pouze vaše přesunutí do jiné složky. SVJ musí plnit podmínky zákonné archivace, má povinnost uchovávat pro daňové účely a podobně. Po uplynutí této lhůty by veškeré písemnosti a záznamy s vašimi údaji měly být skartovány.
To by spíše byla otázka pro kontrolující. Podstatou kontroly bude doložení, jak je s osobními údaji nakládáno.
Například v tomto šanonu jsou tyto osobní údaje, v tamtom šanonu jsou neplatiči, zápisy ze shromáždění a podobně. Pro tento účel by měl výbor SVJ mít vypracovaný vnitřní předpis SVJ o nakládání s osobními údaji. Pro účely SVJ není potřeba sepisovat román na dvacet stránek. Stačí jednoduchý dokument, jakýsi manuál s popisem činností, jak je s osobními údaji nakládáno. Když do něho nahlédnete, musí být z něho jasné – vedu o členech ty a ty údaje, poskytuji je těm a těm subjektům, správcům, účetním, advokátům, mám je v těchto složkách. Tyto informace musíte být schopni doložit jak členu SVJ, který se přijde na ochranu svých osobních údajů dotázat, tak i pro případ kontroly.
Pro výkon funkce členů výboru SVJ nepřináší GDPR prakticky žádné převratné změny. Je nutné pouze vědět, s jakými osobními informacemi pracujete a kde jsou obsažené, případně uložené.
Nový souhlas se zpracováním osobních údajů je nyní zbytečné nechávat podepisovat.
Myslete ale i na podmínky skartace, GDPR vyžaduje, abyste také věděli, do kdy máte právo osobní údaje schraňovat. Do svého manuálu GDPR proto uveďte i informace o termínech a formách skartace, případně výmazu.
Velký pozor je potřeba dát na to, když někdo ze členů bude požadovat výpis ze seznamu členů, na což má právo. Dbejte, aby poskytnuté informace nebyly nad rozsah, definovaný v NOZ – poskytnout můžete pouze jméno, příjmení, bydliště. Dejte pozor, aby nedostal od SVJ žádné údaje nad rámec.
V souvislosti s GDPR může být potřeba upravit i některé smlouvy s dodavateli služeb, aby jednoznačně deklarovala soulad s novými podmínkami ochrany osobních údajů. V praxi se většinou nic nemění a pak se jedná jen o formální doplnění. Pokud to podmínky GDPR vyžadují, je nutné smlouvy upravit.
Poznámka redakce: Nová pravidla pro uchovávání a práci s osobními údaji, známá pod zkratkou GDPR, vstoupí v platnost již 25. 5. 2018.
Webináře Akademie pro bytové domy jsou již několik let vyhledávaným zdrojem informací prakticky ze všech oblastí, se kterými se v SVJ nebo družstvu setkáváte. Všechny webináře je možné zhlédnout i ze záznamu, takže se k informacím můžete podle potřeby kdykoliv vrátit. Podle počtu aktuálních zhlédnutí jsme tak mohli pro vás sestavit pořadí nejsledovanějších témat webinářů 2023.
Energetické úspory nejsou jen otázkou vaší peněženky, ale jsou v centru pozornosti celé společnosti. V případě bytových domů se však setkáváme s jedinečnou výzvou: jak dosáhnout efektivního snižování …
Také vás zajímá, kde byste ve vašem domě mohli ještě ušetřit na vytápění? Množství dotazů, které přicházelo v průběhu čtvrtečního webináře, opět potvrdilo aktuálnost témat zaměřených na úspory energií. Webinář se věnoval možnostem úspor tepla v domech napojených na centrální vytápění. Zaměřil se zejména na řešení, která lze realizovat přímo v jednotlivých domech, a tak snížit náklady na vytápění.